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管理的职能是指管理者在管理过程中所从事的各种活动或发挥的各种作用。尽管对于管理职能有着各种不同的划分方法,但是比较普遍的看法是,管理活动是由计划、组织、领导和控制这四大职能所构成的一个过程。
(1)计划。计划活动就是要设定或明确组织的目标,制定实现组织目标的途径或方案。计划是管理的起点, 确定目标和途径是计划职能所要完成的两大任务。目标反映了组织活动的未来终点,指明了未的发展方向。而途径则是连接当前与未来的桥梁,说明了如何才能实现目标。
(2)组织。为了实现计划活动所规定的目标,实施计划活动所制定的行动方案,管理者就必须分析需要进行哪些必要的活动,对这些活动应该如何分类组合,谁向谁汇报工作,各种决策权限如何在组织的不同层次上分配,如何为各种不同的职位配备适当的人员等。这些活动便构成了管理组织职能的内容。
(3)领导。仅仅有了目标和方案,仅仅规定了任务和方案,尚不足以使目标有效地实现。每一个组织都是由人和其他各种资源有机结合而成的,人是组织活动中唯一具有能动性的因素。为了最大限度地发挥这种能动性的作用,管理者就必须运用各种适当的方法,对组织的成员施加影响,努力营造出一种使组织中的成员能够全心全意、士气高昂地为实现组织目标而努力奋斗的氛围。这便是管理的领导职能所要完成的任务。
(4)控制。组织是在复杂多变的环境中产生和发展的,每时每刻都会遭遇各种意想不到的障碍和困难,必须应对各种各样的新问题和新情况。为了确保组织目标的顺利实现,管理者必须自始至终地对组织各项活动的进展情况进行检查,预见、发现并及时采取措施予以纠正偏差,保证组织活动按计划进行,这便是管理的控制职能。尽管在理论上各项管理职能之间存在着逻辑上的先后关系,但现实中的管理并不是严格地按照计划、组织、领导和控制这样的顺序来进行的。组织中的各项管理活动在时间上彼此重叠,在空间上相互交织。很少有管理者在一个给定的时间段内只从事某一特定的管理职能,他们往往同时进行着若干种不同的活动。